Dienstordnung für Notare (DONot)

Gerhard Ruby - Portrait

Erklärt von Rechtsanwalt Gerhard Ruby

 

Was regelt die Dienstordnung für Notarinnen und Notare ((DONot)?

Die DONot ergänzt die Bundesnotarordnung und das Beurkundugnsgesetz in Detailfragen, wie ein Notar zu arbeiten hat. Der Notar hat die DONot genau zu befolgen. Die DONot ist kein Gesetz, sondern eine bundeseinheitliche Verwaltungsverfügung der Landesjustizverwaltungen. Sie wurde in den einzelnen Ländern wie untenstehend auszugsweise wiedergebgeben erlassen und verkündet. Verstöße führen nicht zur Unwirksamkeit des beurkundeten Geschäfts, aber zu Diensaufsichtsmaßnahmen.

Inhaltsübersicht der NONot

1. Abschnitt Amtsführung im Allgemeinen

§ 1 Amtliche Unterschrift

§ 2 Amtssiegel

§ 2 a Qualifizierte elektronische Signatur

§ 3 Amtsschild, Namensschild

§ 4 Verpflichtung der bei der Notarin oder dem Notar* beschäftigten Personen

§ 5 Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewahrung
   (1) Notarinnen und Notare führen die folgenden Bücher und Verzeichnisse:

   1. die Urkundenrolle,
   2. das Verwahrungsbuch,
   3. das Massenbuch,
   4. das Erbvertragsverzeichnis,
   5. die Anderkontenliste,
   6. die Namensverzeichnisse zur Urkundenrolle und zum Massenbuch,
   7. Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten,
   8.im Bereich der Notarkasse in München und der Ländernotarkasse in Leipzig das Kostenregister.
Sie führen folgende Akten:
   1. die Urkundensammlung,
   2. Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste,
   3. die Nebenakten,
   4. die Generalakten.
   (2) Notarinnen und Notare erstellen jährliche Geschäftsübersichten und Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte.
   (3) Die Unterlagen sind in der Geschäftsstelle zu führen. Zur Führung der Unterlagen dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei der Notarin oder dem Notar beschäftigt sind; die Beauftragung dritter Personen oder Stellen ist unzulässig.
   (4) Für die Dauer der Aufbewahrung der Unterlagen gilt Folgendes:
   – Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4): 100 Jahre,
   – Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
   – Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin oder der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften, z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
   – Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste: 5 Jahre.
Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 der Dienstordnung für Notare in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Satz 1 100 Jahre aufzubewahren. Die vor dem 1.1.1950 entstandenen Unterlagen sind abweichend von den in Satz 1 Nr. 1 und in Satz 2 genannten Fristen bis auf Weiteres dauernd aufzubewahren; eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

2. Abschnitt Bücher und Verzeichnisse

§ 6 Allgemeines 

§ 7 Bücher

§ 8 Urkundenrolle

§ 9 Erbvertragsverzeichnis
   (1) Notarinnen und Notare haben über die Erbverträge, die sie gemäß § 34 Abs. 3 BeurkG in Verwahrung nehmen (§ 18 Abs. 1, 4, § 20 Abs. 2 bis 5), ein Verzeichnis zu führen. Die Eintragungen sind zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung in ununterbrochener Reihenfolge vorzunehmen und jahrgangsweise mit laufenden Nummern zu versehen. In das Verzeichnis sind einzutragen:

   1. die Namen der Erblasserinnen und Erblasser,
   2. ihr Geburtsdatum,
   3. der Tag der Beurkundung,
   4. die Nummer der Urkundenrolle, 
   (2) Anstelle des Verzeichnisses können Ausdrucke der Bestätigungen der Registerbehörde über die Registrierungen der Erbverträge im Zentralen Testamentsregister in einer Kartei in zeitlicher Reihenfolge geordnet und mit laufenden Nummern versehen aufbewahrt werden; § 20 Abs. 2 bleibt unberührt.
   (3) Wird der Erbvertrag später in besondere amtliche Verwahrung gebracht oder an das Amtsgericht abgeliefert (§ 20 Abs. 4 und 5), sind das Gericht und der Tag der Abgabe in das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach Absatz 2 einzutragen.

 § 10 Gemeinsame Vorschriften für das Verwahrungsbuch und das Massenbuch

§ 11 Eintragungen im Verwahrungsbuch

§ 12 Eintragungen im Massenbuch; Anderkontenliste

§ 13 Namensverzeichnisse

§ 14 Führung der Bücher in Loseblattform 

§ 15 Dokumentationen zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten 

§ 16 Kostenregister

§ 17 Automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse 

3. Abschnitt Führung der Akten

§ 18 Aufbewahrung von Urkunden (Urkundensammlung) 

§ 19 Urkunden, deren Urschriften nicht notariell verwahrt werden 

§ 20 Verfügungen von Todes wegen
   (1) Über jede Verfügung von Todes wegen, welche Notarinnen oder Notare dem Amtsgericht zur besonderen amtlichen Verwahrung abliefern (§§ 34 Abs. 1 und 2 BeurkG, § 344 Abs. 1 Abs. 3 FamFG), haben sie für ihre Urkundensammlung ein Vermerkblatt anzufertigen und zu unterschreiben, das Namen, Geburtsdatum, Geburtsort mit Postleitzahl und Wohnort der Erblasserin oder des Erblassers bzw. der Vertragschließenden – gegebenenfalls auch der zweiten Notarin oder des zweiten Notars oder der Urkundenzeugen – enthält sowie Angaben darüber, in welcher Form (§§ 2232, 2276 BGB) die Verfügung von Todes wegen errichtet worden ist und wann und an welches Amtsgericht sie abgeliefert wurde. Auf das Vermerkblatt sind die Nummern der Urkundenrolle und die nach § 154 Abs. 3 Satz 1 KostO zurückzubehaltende Abschrift der Kostenberechnung zu setzen. Auf Wunsch der Erblasserin oder des Erblassers oder der Vertragschließenden soll eine beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen zurückbehalten werden. Sie ist in einem verschlossenen Umschlag zu der Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklären. Die beglaubigte Abschrift ist auf Wunsch den Beteiligten auszuhändigen.

   (2) Ein Ausdruck der Bestätigung der Registerbehörde über jede Registrierung zu einer erbfolgerelevanten Urkunde im Sinne von § 78b Abs. 2 Satz 1 BNotO im Zentralen Testamentsregister ist in der Urkundensammlung bei der Urkunde, deren beglaubigter Abschrift oder dem Vermerkblatt (§ 18 Abs. 4 Satz 2, § 20 Abs. 1 Satz 1 und 2) aufzubewahren.
   (3) Bei der Rückgabe eines Erbvertrages aus der notariellen Verwahrung hat die Notarin oder der Notar die Erfüllung der ihr oder ihm obliegenden Pflichten gemäß § 2300 Abs. 2, § 2256 Abs. 1 Satz 2 BGB auf dem nach § 18 Abs. 4 Satz 2 in der Urkundensammlung verwahrten Vermerkblatt oder der beglaubigten Abschrift aktenkundig zu machen. Wurde der Erbvertrag bislang nicht gesondert aufbewahrt, gilt bei der Rückgabe § 18 Abs. 4 Satz 2 entsprechend. Die Anfertigung eines Vermerkblattes ist entbehrlich, wenn über die Rückgabe des Erbvertrages eine Urkunde in der gesetzlich vorgesehenen Form errichtet wird. Die gemäß Satz 1 zu fertigende Aktennotiz ist von der Notarin oder dem Notar unter Angabe des Datums zu unterzeichnen; sie muss die Personen, an die der Erbvertrag zurückgegeben wird, gemäß § 26 Abs. 2 bezeichnen. Ein Ausdruck der Bestätigung der Registerbehörde über die Registrierung der Rückgabe im Zentralen Testamentsregister ist in der Urkundensammlung bei dem Vermerkblatt oder der beglaubigten Abschrift oder bei der Urkunde nach Satz 3 aufzubewahren. Die Rücknahme und der Tag der Rückgabe sind in das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach § 9 Abs. 2 einzutragen.
   (4) Bei Ablieferung eines Erbvertrages nach Eintritt des Erbfalls (§ 34a Abs. 3 Satz 1 BeurkG) nimmt die Notarin oder der Notar eine beglaubigte Abschrift der Urkunde und der Kostenberechnung zu der Urkundensammlung.
   (5) Befindet sich ein Erbvertrag seit mehr als 30 Jahren in notarieller Verwahrung, so verfahren Notarinnen und Notare nach § 351 FamFG, liefern den Erbvertrag gegebenenfalls an das Nachlassgericht zur Eröffnung ab und teilen die Ablieferung der Registerbehörde elektronisch (§ 9 ZTRV) mit, wenn zu dem Erbvertrag bereits Verwahrangaben im Zentralen Testamentsregister registriert sind. Absatz 4 gilt entsprechend. Die Notarinnen und Notare haben das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach § 9 Abs. 2 am Jahresende auf diese Erbverträge hin durchzusehen und die Durchsicht und deren Ergebnis durch einen von ihnen unterzeichneten Vermerk zu bestätigen. Für Erbverträge, bei denen eine Ablieferung noch nicht veranlasst war, ist das Verfahren nach § 351 FamFG spätestens alle 5 Jahre zu wiederholen.

§ 21 Wechsel- und Scheckproteste 

§ 22 Nebenakten (Blattsammlungen und Sammelakten) 

§ 23 Generalakten 

4. Abschnitt Erstellung von Übersichten

§ 24 Übersichten über die Urkundsgeschäfte 

§ 25 Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte

5. Abschnitt Ergänzende Regelungen zur Abwicklung der Urkundsgeschäfte und der Verwahrungsgeschäfte

§ 26 Feststellung und Bezeichnung der Beteiligten bei der Beurkundung 

§ 27 Verwahrungsgeschäfte 

6. Abschnitt Herstellung der notariellen Urkunden

§ 28 Allgemeines 

§ 29 Herstellung der Urschriften, Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften

§ 30 Heften von Urkunden 

§ 31 Siegeln von Urkunden 

7. Abschnitt Prüfung der Amtsführung

§ 32 

8. Abschnitt Notariatsverwaltung und Notarvertretung

§ 33 

9. Abschnitt In-Kraft-Treten

§ 34

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